Como bien sabes, las empresas están cada vez más vigiladas por el SAT, que ha reforzado el proceso de auditorías electrónicas. Si quieres detectar irregularidades y enmendar errores antes de que los descubran, primero debes tener un registro puntual de los documentos que podrían pedirte. Aquí te presentamos seis documentos indispensables en caso de recibir una auditoría de comercio exterior.
El documento más importante para efectos fiscales, ya que sirve para demostrar que has pagado todas las contribuciones generadas por tus operaciones de comercio exterior. Si quieres corroborar la información contenida en tus pedimentos vale la pena consultar los 22 Apéndices del Anexo 22.
Todas las mercancías deben estar amparadas por una factura o comprobante que acredite su valor o información de comercialización. En una empresa, normalmente, el área de compras y ventas tiene el control de las facturas, pero es primordial que otros departamentos como el de contabilidad y el de logística puedan acceder fácilmente a estos documentos (completos y actualizados) para asegurarse de cumplir con los requisitos de las auditorías de comercio exterior.
Además de ser muy importante para los trámites relacionados con el transporte, el documento de embarque es fundamental para las gestiones de compra y venta. Éste permite que la autoridad identifique cuál medio utilizarás para hacer tu operación y dependiendo del tipo de tráfico -ya sea por vía terrestre, marítima o aérea- será el documento que presentes; por ejemplo, si realizas una importación marítima debes tener el Bill of Lading (BL) que es un documento de transporte puerto a puerto.
Entre los datos que este documento incluye están:
Por su parte, la hoja de valor incluye estos campos de información:
*La manifestación de valor y la hoja de cálculo deben presentarse sólo si se trata de importación definitiva. Por ejemplo, las empresas que realizan importaciones temporales y están en el Programa IMMEX no están obligadas a proporcionar estos documentos al agente aduanal, aunque vale la pena resguardarlos.
Los permisos permiten comprobar el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias y muchas mercancías deben contar con ellos para quedarse en México, aunque existen excepciones. Por ejemplo, los suplementos alimenticios están sujetos a un acuerdo de la Secretaría de Salud para ser importados, sin embargo, cuando una empresa no quiere comercializar estos suplementos sino realizar algunas pruebas, se puede notificar a la autoridad para no cumplir con ese requisito ya que los productos no se venderán en territorio nacional.
Pongamos un ejemplo: eres un importador de acero y tu agente aduanal se encarga de compilar los documentos necesarios para el despacho. Tú sólo le proporcionas las facturas y los certificados de origen para que tenga la información más importante y su propio sistema de captura genera las manifestaciones de valor, las hojas de cálculo y los permisos aduanales, entre otros.
Hasta ahí todo está bien… pero, ¿qué pasaría si hay un dato inexacto en la manifestación de valor o falta algún documento y lo detectan durante la auditoría?, ¿tu empresa puede afrontar el costo de las multas acumuladas por cada documento faltante o por la transmisión de información inexacta?
En One Core te recomendamos hacer revisiones periódicas de tus documentos (también conocidas como pre-auditorías de comercio exterior), así como concentrar tus documentos en expedientes electrónicos, para verificar que tus operaciones se apegan a las disposiciones fiscales y aduaneras. Evita tener que corregir errores y mejor anticípate a ellos.