¿Cómo prepararse ante una auditoría de comercio exterior?

15 de marzo, 2019

Es importante preparar de forma permanente a tu compañía en caso de tener una revisión por parte de la autoridad, sin esperar hasta que recibas multas por inconsistencias o documentos incompletos. Para ello, te recomendamos seguir las siguientes acciones que te permitirán estar listo ante una auditoría de comercio exterior.

1. Auto diagnostica

Revisa periódicamente tus expedientes electrónicos de comercio exterior, ya que puedes obtener los siguientes beneficios:

  • Detectar oportunamente posibles riesgos derivados de la falta de documentación.
  • Localizar posibles riesgos operacionales, como el uso inadecuado de beneficios fiscales.
  • Descubrir áreas de oportunidad y mejora en tus operaciones.
  • Tener mayor control y demostrar la estancia legal de los bienes que se importan. 

2. Revisa tu archivo histórico

Es importante señalar que, de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación, la información contable debe resguardarse por 5 años. Sin embargo, hay casos como el activo fijo, donde dicha información debe resguardarse por más tiempo. 

Si no estás seguro de contar con toda la información de tus operaciones de comercio exterior; con nuestro servicio de recuperación del expediente electrónico podemos ayudarte a tener completo y sin errores cada documento .  

3. Los 7 documentos clave

Estos 7 documentos son básicos para demostrar que estás cumpliendo correctamente con tus obligaciones en una auditoría de comercio exterior, ya sean de importación o exportación:

  1. Pedimentos.
  2. Datos del proveedor/comprador.
  3. Guías, manifestaciones, conocimientos de embarque o documentos de transporte.
  4. Documentos que amparan las formas de pago.
  5. Regulaciones y restricciones no arancelarias.
  6. Candados.
  7. Certificados de origen. 

Autoridades como la AGA y el SAT revisan, a través de la glosa, tu cuenta comprobada por operaciones de comercio exterior. Dependiendo de la industria y el giro de la empresa, los documentos pueden ser diferentes.

 4. Auto corrige

Te recomendamos implementar medidas correctivas y de rectificación para:

  • Evitar el pago de multas, que pudieran derivar de situaciones detectadas por la autoridad.
  • Contar con tiempo para integrar los expedientes faltantes (solicitar copia certificada a la autoridad, obtener documentos con proveedores, etc.)
  • Hacer la diferencia entre una presunción de contrabando y un expediente en orden.

5. Notifica e involucra

Crea reglas o procedimientos para notificar a las áreas correspondientes, antes de que empiecen las facultades de comprobación por parte de la autoridad. El objetivo es que esta revisión sea atendida por las personas de los departamentos que están directamente relacionados con el objetivo de la auditoría. 

6. Busca asesoría personalizada

Para efectuar los procesos de diagnóstico y corrección de situaciones relacionadas con las operaciones de comercio exterior, es recomendable contar con apoyo especializado que permita evaluar objetivamente las operaciones de tu empresa. A través de la asesoría, puedes acelerar muchos procesos, dado que ésta no estará sujeta a las operaciones diarias de la compañía. 

7. Audita a tu agente aduanal

Algunas empresas caen en el error de depender, en gran medida, del desempeño de su agente aduanal y es precisamente este factor el que puede convertirse en cuello de botella. Para llevar a cabo una auditoría preventiva, es recomendable usar un software de comercio exterior que permita obtener visibilidad y control de tus expedientes. 

En este aspecto, Files de OneCore es un módulo que integra, almacena y protege tus expedientes electrónicos en colaboración con tus proveedores, por lo que identifica y notifica la existencia de datos incompletos o erróneos antes de pagar tus pedimentos.

Con el software de comercio exterior de OneCore detectarás inconsistencias y evitarás multas con pre-auditorías electrónicas. Evita el trabajo manual y libérate de sanciones ante cualquier auditoría de comercio exterior.

 

Conoce el módulo Smart-Files de OneCore

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