Importancia de los expedientes electrónicos de comercio exterior

Para explicar la importancia de los expedientes electrónicos de comercio exterior, primero necesitamos poner en contexto el papel de las auditorías electrónicas en México.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció las auditorías electrónicas para revisar la información de los contribuyentes de manera digital, con el objetivo de detectar cualquier inconsistencia en sus actividades comerciales.

Las auditorías electrónicas incluyen a importadores, exportadores, agentes aduanales, transportistas, proveedores de mensajería y otros operadores involucrados en actividades de comercio exterior. Algunos de sus beneficios son: 

• Agilizar procedimientos.
• Facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
• Eliminar el uso de papel.

El SAT revisa documentos digitalizados –como los CFDI, las órdenes de compra, los pagos y transferencias bancarias, entre otros– para prevenir la subvaluación de mercancías, el ingreso de mercancía ilícita al país y los riesgos a la salud o seguridad pública, entre otros delitos. 

Con este modelo, todas las transacciones de importación y exportación están sujetas a ser auditadas y los contribuyentes pueden recibir una notificación de auditoría en cualquier momento. De ahí surge la importancia de integrar los expedientes electrónicos de comercio exterior en una plataforma digital o software que permita detectar cualquier inconsistencia, corregirla y evitar sanciones ante el SAT.

Importancia de los expedientes electrónicos

El artículo 6 de la Ley Aduanera obliga a transmitir o presentar documentos digitales –con pleno valor legal y probatorio– a través del sistema electrónico aduanero. Para operadores de comercio exterior, esto significa que deben conservar todos los archivos electrónicos relacionados con sus operaciones. 

De acuerdo con los artículos 36-A y 59 de la Ley Aduanera, tus expedientes deben incluir, al menos, documentos de comercio exterior como la manifestación de valor, las regulaciones y restricciones no arancelarias, los datos de transporte y los certificados de origen para efectos de preferencias arancelarias.

Contar con un software de comercio exterior no sólo permite resguardar todos tus documentos oficiales, sino también evitar la pérdida de información y prevenir que tus datos estén concentrados en una sola área o persona. Además, puedes elegir criterios personalizados según tus actividades; por ejemplo, guardar fotografías de la mercancía o crear un control de inventarios.

Hace tiempo, en OneCore nos dimos cuenta que muchos clientes tenían expedientes incompletos o extraviados, lo cual podía costarles miles de pesos, no sólo por las auditorías del SAT sino también por la falta de control interno. Por eso, creamos el Módulo FILES especializado en expedientes electrónicos de comercio exterior.

Las operaciones de comercio exterior son complejas: necesitas conocer los requerimientos de la autoridad, tener tu información segura y disponible, obtener expedientes históricos e invertir mucho tiempo en armarlos. El objetivo de FILES es facilitar esta tarea, integrando, almacenando y protegiendo tu documentación en un solo lugar. 

Estamos convencidos de que respaldar tus expedientes digitales tiene muchas ventajas, como: 

• Estandarizar procesos y documentos.
• Fomentar la colaboración entre los equipos de trabajo.
• Reducir tiempo en búsqueda de información.
• Reducir costos administrativos y de almacenaje.
• Tener un mayor control sobre tus operaciones.
• Asegurar la autenticidad de tus documentos.
• Olvidarte del papel.
• Sobre todo: blindar tu expediente digital legal y prepararte para las auditorías electrónicas. 

Te invitamos a conocer cómo funciona el Módulo FILES de OneCore en este video:

¿Cómo puede ayudarte nuestro módulo? Por ejemplo:

• Identifica posibles riesgos con análisis históricos y preventivos.
• Notifica automáticamente si te falta algún documento.
• Permite consolidar tus expedientes y compartirlos por correo electrónico de forma segura.
• Todas tus áreas –contabilidad, fiscal, compras, logística, almacén, etc.– tienen acceso en cualquier momento que lo necesiten. 

Sabemos que, en la operación diaria, es difícil llevar un control interno de todas tus operaciones. Descubre cómo podemos ayudarte a profesionalizar tu área de comercio exterior implementando esta nueva tecnología.