El entorno digitalizado ha impulsado a las empresas a modernizar sus operaciones, incluyendo la gestión de los expediente digitales en el comercio internacional.
Los expedientes digitales son una pieza clave en este proceso de transformación, ya que permiten agilizar los trámites aduaneros, mantener el control sobre la documentación y reducir el riesgo de errores o sanciones.
Sin embargo, este manejo de grandes volúmenes de datos requiere adoptar prácticas sólidas que aseguren la integridad, accesibilidad y seguridad de la información.
Tips para asegurar que tu expediente digital esté siempre en óptimas condiciones
- Check-list de documentos obligatorios
- Revisión constante de documentos
- Respaldo en diferentes sitios
- Seguridad y acceso controlado
- Software para tener el control de tu expediente digital
1. Check-list de documentos obligatorios
Uno de los primeros pasos para organizar tu expediente digital es tener claro cuáles son los documentos obligatorios que deben formar parte de cada operación.
Mantener un check-list actualizado te ayudará a evitar omisiones y a asegurarte de que todo está en orden antes de someter cualquier trámite ante las autoridades aduaneras. Entre los documentos más comunes en comercio exterior están:
- Factura
- Certificado de origen
- Permisos y licencias de importación/exportación
- Declaración de aduanas (incluye los pedimentos)
Realizar una revisión periódica de esta lista y adaptarla a las normativas vigentes de cada país o tipo de mercancía es esencial.
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2. Revisión constante de documentos
El comercio exterior es un entorno dinámico, donde las normativas cambian constantemente.
Por ello, es crucial llevar a cabo revisiones periódicas de tus documentos para garantizar que cumplen con las exigencias actuales. Algunas sugerencias son:
- Actualización de certificados y licencias, que pueden vencer o estar sujetos a nuevas regulaciones.
- Verificar que los detalles en las facturas o en los documentos de transporte coincidan con las mercancías efectivamente despachadas.
- Comprobar que los documentos estén correctamente firmados y sellados.
3. Respaldo en diferentes sitios
El riesgo de pérdida de información digital es una realidad, por lo que es fundamental contar con múltiples respaldos de tu expediente digital en comercio exterior. Algunas prácticas recomendadas incluyen:
- Almacenamiento en la nube, utilizando servicios que ofrezcan alta disponibilidad, cifrado y facilidad de acceso desde diferentes dispositivos.
- Copias locales en servidores internos, que permitan acceder a los documentos aun cuando no haya conexión a Internet.
- Respaldos externos (como discos duros o cintas magnéticas) almacenados en ubicaciones físicas diferentes a las de tu sede principal.
Este enfoque de respaldo en diferentes lugares minimiza la posibilidad de pérdida de datos y garantiza el acceso rápido a la información en caso de emergencias.
4. Seguridad y acceso controlado
El manejo de documentos digitales en comercio exterior involucra información sensible, por lo que es recomendable implementar medidas de seguridad robustas para proteger tu expediente digital, como:
- Cifrado de documentos sensibles para evitar que terceros accedan a información crítica.
- Implementar perfiles de acceso para que solo el personal autorizado pueda acceder, modificar o eliminar ciertos documentos.
- Mantener un registro de auditoría, que permita rastrear quién accede a los documentos y qué modificaciones se realizan.
- Utilizar autenticación de dos factores para acceder al sistema de gestión documental.
5. Software para tener el control de tu expediente digital
Contar con un software de comercio exterior es importante para mantener el control y la trazabilidad de cada expediente. Un buen sistema debe:
- Organizar los documentos por tipo de operación, cliente o país.
- Permitir la fácil búsqueda y recuperación de documentos.
- Cumplir con normativas de seguridad como la protección de datos y la integridad de los archivos.
- Facilitar la automatización de procesos, como el almacenamiento automático de documentos entrantes, o alertas sobre plazos de vencimiento.
Un sistema de este tipo reduce el riesgo de perder documentos críticos y mejora la eficiencia operativa al crear, auditar y ordenar tu expediente digital.
Adicionalmente, recuerda que la capacitación continua del personal involucrado en la gestión de tu expediente digital de comercio exterior es esencial para protegerlo, hacer un uso eficiente del sistema y mantenerse actualizado con las normativas que puedan afectar los procesos operativos.
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