¿Cómo llevar un control de documentos oficiales y de soporte de comercio exterior?

21 de febrero, 2020

Las operaciones de comercio exterior involucran el manejo de documentación extensa que es complicado administrar si no se cuenta con las herramientas de organización adecuadas. En la actualidad, toda la documentación legal se debe archivar y presentar de forma digital, por ello, la mejor forma de asegurarse de tener todos los requerimientos es a través de un software especializado.

¿Cómo te ayuda un software de comercio exterior?

Un excelente software de comercio exterior no sólo debe ayudarte a archivar y organizar tu expediente digital de comercio exterior (quitar este enlace) ,  también funciona como un supervisor especializado que te alerta sobre fallas pondría errores  que podrían ocasionarte cuantiosas multas.

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Por ejemplo, el software de One Core tiene 7 funciones fundamentales para cualquier negocio que realice operaciones de comercio exterior.

  1. Mayor control en tus archivos

Mediante el modulo FILES (poner enlace a FILES), además de tener un almacenamiento privado para los archivos más importantes de tu empresa, podrás verificar si tu expediente está completo o detecta los documentos faltantes en cada expediente de tu operación.

  1. Consulta más fácil de documentación

Puedes compartir y acceder fácilmente a tus archivos bajo cualquier búsqueda como: pedimento, COVE, factura, número de serie y más. De esta forma es mucho más fácil consultar el historial de tus archivos, además de que tu privacidad está garantizada.

>>Conoce 7 documentos para la glosa de pedimentos <<

  1. Mayor colaboración en tu empresa y con tus proveedores

Todos los integrantes de tu organización pueden tener acceso a la plataforma, al igual que tus proveedores, nutriendo así la colaboración con transportistas, tu agente aduanal y todos los involucrados en tus operaciones de comercio exterior. De esta forma puedes integrar un expediente robusto y completo de cada operación.

  1. Comparte información con cada área de tu empresa

Parte de las facilidades colaborativas es que a través de la plataforma puedes compartir de forma fácil y segura tus documentos con áreas internas de la empresa como fiscal, contabilidad, logística, compras.

  1. Audita tus documentos de forma interna

Asimismo, a través del modulo SAFE (poner enlace a SAFE) todos los pedimentos de todas tus aduanas y patentes, son revisados y preauditados en cuestión de segundos. El software de One Core verifica toda la documentación antes de ser validada y pagada ante el SAT.

  1. Previene de multas millonarias

Mediante las auditorías del modulo SAFE previenes rectificaciones innecesarias de tus pedimentos, así como al pago de multas y sanciones.

>> Los 4 retos más importantes en una auditoría electrónica <<

  1. Supervisa la salud de tu operación

Este software de compliance en comercio exterior te alerta vía correo electrónico de inconsistencias, así como de todos los riesgos que han sido eliminados, de tal forma que puedes saber si tus pedimentos están siendo pagados libres de errores.

El comercio exterior es muy cambiante y demandante; las tareas del día a día hacen imposible el cumplimiento de los archivos y documentos legales (como el expediente digital de comercio exterior); también hacen muy difícil la revisión de cada proforma de pedimento antes de ser pagado, y cuando los problemas son detectados, es común atenderlos de forma apresurada o con multas por pagar.

Por ello, la mejor opción es un software de comercio exterior como el de One Core que te ayudará a realizar toda la documentación y administrar de forma preventiva y con mayor orden todos los archivos necesarios para tus operaciones de comercio exterior.

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