Retos para las empresas en una auditoría electrónica

Cuando una empresa no se encuentra preparada para realizar una auditoría de comercio exterior, lo más probable es que termine pagando enormes cantidades en multas por descuidos que se pudieron haber evitado.

A continuación, te compartimos los cuatro principales retos que enfrentan las empresas ante las auditorías y varias formas de solucionarlos.

1. Profesionalizar el área de comercio exterior

Uno de los principales retos de las empresas ante una auditoría electrónica es lograr que su personal tenga el conocimiento suficiente para salir avante. En este sentido, existen al menos diez retos que vencer:

• Elegir al personal con el perfil profesional adecuado en el departamento de comercio exterior.
• Contar con suficiente personal.
• Mantenerse actualizados en las nuevas disposiciones nacionales e internacionales.
• Promover el conocimiento autodidacta de tus empleados para mejorar el área.
• Conocer a profundidad la operación de la empresa.
• Involucrarse con otras áreas de la empresa para conocer las consecuencias que cualquier cambio puede provocar en los distintos departamentos.
• Definir la estructura del área de acuerdo con las necesidades de operación, sin dejar a un lado las actividades de cumplimiento.

2. Realizar auditorías preventivas o pre-auditorías

Si como empresa ya identificaste que las auditorías de comercio exterior son un área de oportunidad y que las consecuencias pueden ser gravísimas para tu negocio, entonces una buena práctica es realizarlas de forma preventiva, antes que la autoridad lo haga y acompañar esta actividad de los siguientes consejos:  

• Implementarla como una actividad periódica el realizar auditorías del área de comercio exterior (tanto internas como externas).
• Identificar las áreas de riesgo tales como: valoración aduanera, clasificación arancelaria, control documental, control de inventarios, entre otros
• Llevar a cabo planes de acción a efectos de subsanar las situaciones detectadas mediante cumplimiento espontáneo.
• Atender cartas invitación del SAT y analizar y corregir la causa raíz.

<< ¿Qué es una pre-auditoría de comercio exterior >>

3. Mejorar los procesos internos de control

La forma en la que realizas las actividades de comercio exterior en tu empresa, puede representar un riesgo ante una auditoría de comercio exterior ya que puedes olvidar recopilar información importante o perder documentos antiguos que la autoridad puede solicitarte hasta cinco años después de realizada la operación. Recuerda realizar las siguientes actividades para evitar sanciones:  

• Documentar, revisar y mejorar los procesos de comercio exterior de la empresa.
• Automatizar los procesos para obtener y verificar los documentos requeridos para importar y exportar que requiere tu empresa para evitar errores y multas de comercio exterior.
• Celebrar contratos con los agentes aduanales que contengan cláusulas específicas tales como: delimitación de actividades y responsabilidades, especificaciones respecto al pago de multas en casos de errores en el llenado y emisión de la documentación aduanera.

4. Aprovechar el uso de tecnología

• Buscar capacitación tanto para el manejo de sistemas de comercio exterior, así como de otras herramientas electrónicas relacionadas.
• Identificar las tareas que pueden ser automatizadas con algún software de comercio exterior.

<< 9 preguntas para elegir el mejor software de comercio exterior >>

• Aprovechar las bases de datos del SAT, a efectos de realizar auditorías electrónicas que permitan identificar inconsistencias o errores.
• Invertir en tecnología para comercio exterior.

Todas los retos que una empresa puede enfrentar ante una auditorías de comercio exterior pueden resolverse al implementar un software como One Core que te permita automatizar los procesos, identificar a tiempo los documentos faltantes en tu expediente, generar expedientes electrónicos y que permita la reconstrucción de tu expediente digital.