Es común que las empresas olviden por completo que los activos fijos deben estar claramente identificados y contar con la documentación que acredite su legal estancia en nuestro país. De lo contrario pueden sufrir embargos precautorios, suspensiones de autorizaciones, programas o certificaciones.
En este sentido, el control de activos fijos se refiere a la gestión y supervisión de los activos tangibles de una empresa, como maquinaria, vehículos o equipos. El objetivo principal es asegurar que los activos se utilizan de manera eficiente y estratégica, lo cual incluye tareas como la adquisición, el registro, la depreciación, la mantenimiento, la disposición y el seguimiento de los activos.
Así, como importador debes cumplir con las obligaciones que la autoridad aduanera exige y entre ellas, las más destacables son:
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Este último punto es al que menos prestan atención las empresas, sin embargo, no comprobar el origen, pago y legal estancia de estos activos puede ocasionarte cuantiosas multas e incluso, suspensiones de labores de tu negocio.
Para acreditar esta legal estancia del activo fijo puedes hacerlo de dos formas:
Con una factura nacional o con un pedimento de importación, siendo este último ell documento oficial que se utiliza en México para declarar la importación de bienes y que contiene información detallada sobre el envío, como la descripción del producto, la cantidad, el valor y la información sobre el importador y el exportador.
Asimismo, es necesario para pagar los aranceles y los impuestos aduaneros correspondientes y para liberar la mercancía para su comercialización y muy importante para la verificación de la conformidad de la mercancía con las regulaciones mexicanas de comercio exterior.
Estos documentos deben contar con la siguiente información:
Todos estos datos deben coincidir con los datos marcados en el activo fijo, pues de no hacerlo, la autoridad asumirá que son dos equipos totalmente diferentes; es decir, uno declarado en documentos y otro el que está físicamente en tu empresa.
Algunos profesionales pueden aconsejar que los equipos totalmente depreciados o con valor cero en los registros no necesitan tener documentos que avalen su estancia. ¡No hagas caso!
Para efectos de comercio exterior y las autoridades siempre debes contar con la documentación necesaria incluso si son rentados, en comodato o son propiedad del corporativo en el extranjero.
Para tener un control de activos fijos es necesario identificarlos mediante algún código y que éste, a su vez, sea vinculado con su pedimento de importación o factura.
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Entre más grande tu empresa mayor es la complicación de mantener un adecuado control de activos fijos, por lo que esta tarea no se puede dejar en manos de cualquiera. Para ello, requieres de un software que pueda:
No importa si estás en el departamento de importación y/o exportación, en el área contable, en logística o en compras, en One Core podemos ayudarte con nuestro software de comercio exterior para llevar un control de activos fijos de una forma mucho más sencilla y te dará la tranquilidad de saber que tienes todo en orden en caso de ser auditado.
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