Control de activos fijos ante una auditoría

Es común que las empresas olviden por completo que los activos fijos deben estar claramente identificados y contar con la documentación que acredite su legal estancia en nuestro país. De lo contrario pueden sufrir embargos precautorios, suspensiones de autorizaciones, programas o certificaciones.

En este sentido, el control de activos fijos se refiere a la gestión y supervisión de los activos tangibles de una empresa, como maquinaria, vehículos o equipos. El objetivo principal es asegurar que los activos se utilizan de manera eficiente y estratégica, lo cual incluye tareas como la adquisición, el registro, la depreciación, la mantenimiento, la disposición y el seguimiento de los activos.

1. Adquisición: Asegurarse de que el activo fijo se adquiere a través de una transacción legal y que se cuente con los documentos necesarios, como facturas, contratos, etc.
2. Registro: Llevar un registro detallado de los activos fijos, incluyendo información como la fecha de adquisición, el costo, la descripción, etc.
3. Depreciación: Calcular la depreciación del activo fijo implica una transacción periódica que reduce normalmente el valor del mismo en el balance de situación y que se carga como un gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias.
4. Mantenimiento: Llevar un control del mantenimiento y reparación de los activos fijos.
5. Disposición: Asegurar que la disposición de los activos fijos se realice de acuerdo a las ley.
6. Seguimiento: Realizar un seguimiento periódico de los activos fijos para asegurar que se están utilizando de manera eficiente y que se cumplen las regulaciones.

Así, como importador debes cumplir con las obligaciones que la autoridad aduanera exige y entre ellas, las más destacables son:

• Contar con los controles documentales de cada operación.
• Tener un sistema de control de inventarios actualizados.
• Identificar claramente tus activos fijos.

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Control de Activos Fijos

Este último punto es al que menos prestan atención las empresas, sin embargo, no comprobar el origen, pago y legal estancia de estos activos puede ocasionarte cuantiosas multas e incluso, suspensiones de labores de tu negocio.

Para acreditar esta legal estancia del activo fijo puedes hacerlo de dos formas:

Con una factura nacional o con un pedimento de importación, siendo este último ell documento oficial que se utiliza en México para declarar la importación de bienes y que contiene información detallada sobre el envío, como la descripción del producto, la cantidad, el valor y la información sobre el importador y el exportador.

Asimismo, es necesario para pagar los aranceles y los impuestos aduaneros correspondientes y para liberar la mercancía para su comercialización y muy importante para la verificación de la conformidad de la mercancía con las regulaciones mexicanas de comercio exterior.

Estos documentos deben contar con la siguiente información:

• Código de Identificación física de cada activo.
• Código de Equipo y Modelo.
• Descripción amplia del activo.
• Fecha de adquisición.
• Documento contable de adquisición y número de registro contable.
• Área Usuaria a la que pertenece.
• Costo de adquisición.
• Valor neto del activo.

Todos estos datos deben coincidir con los datos marcados en el activo fijo, pues de no hacerlo, la autoridad asumirá que son dos equipos totalmente diferentes; es decir, uno declarado en documentos y otro el que está físicamente en tu empresa.

Algunos profesionales pueden aconsejar que los equipos totalmente depreciados o con valor cero en los registros no necesitan tener documentos que avalen su estancia. ¡No hagas caso!

Para efectos de comercio exterior y las autoridades siempre debes contar con la documentación necesaria incluso si son rentados, en comodato o son propiedad del corporativo en el extranjero.  

Para tener un control de activos fijos es necesario identificarlos mediante algún código y que éste, a su vez, sea vinculado con su pedimento de importación o factura. 

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¿Cómo facilitar el control de activos fijos?

Entre más grande tu empresa mayor es la complicación de mantener un adecuado control de activos fijos, por lo que esta tarea no se puede dejar en manos de cualquiera. Para ello, requieres de un software que pueda:

• Registrar el activo nacional,
• importado o
• de arrendamiento.
• Ubicar físicamente el equipo.
• Imprimir etiquetas con código de barras.

No importa si estás en el departamento de importación y/o exportación, en el área contable, en logística o en compras, en One Core podemos ayudarte con nuestro software de comercio exterior para llevar un control de activos fijos de una forma mucho más sencilla y te dará la tranquilidad de saber que tienes todo en orden en caso de ser auditado.

Las acciones que tomes hoy para cumplir con el Anexo 24 pueden fortalecer a tu empresa. Con nuestro software de compliance de comercio exterior podrás cambiar la forma en que administras y controlas este Anexo, así como evitar multas en tus operaciones de importación y exportación.

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