11 de junio, 2020
Si hoy te auditaran, ¿podrías asegurar que tus expedientes de comercio exterior de los últimos 5 años están completos y sabes exactamente dónde están? Esta respuesta es crítica para tu empresa porque este último año las medidas de fiscalización del gobierno han aumentado y si no estás listo, las multas serán casi un hecho.
Es importante crear un equipo dedicado a llevar el control del expediente histórico, con roles y medidores de desempeño definidos como el porcentaje de expedientes faltantes, porcentaje de documentos recuperados, porcentaje de expedientes revisados, etc. y solicitar este reporte de forma semanal.
Otra táctica que se puede realizar para asegurar que cada expediente esté completo es crear un checklist de documentos obligatorios para registrarlo manualmente en un formato Excel.
Puedes descargar herramientas gratuitas como el Data Stage que es proporcionado por la autoridad. Básicamente es un reporte que contiene toda la información de las operaciones de comercio exterior registradas en el Sistema de Automatización Aduanera Integral (SAII-WEB) con los pedimentos declarados en cualquiera de las 49 aduanas de México.
Este documento te irá llegando mes con mes y posteriormente lo que tendrás que hacer es cruzar la información de un archivo a otro. El riesgo de utilizar este archivo es que dependes totalmente del envío de este, de la calidad de la información y las habilidades del equipo para manejar Excel.
Finalmente, lo que tienes que hacer es resguardar tus documentos de comercio y los archivos Excel de análisis en algún servicio de almacenamiento en la nube. Recuerda siempre mantener las carpetas en orden, ya sea por año o por patente.
Existe software desarrollado específicamente para almacenar expedientes digitales y vigilar que éstos cuenten con la documentación necesaria, actualizándose frecuentemente con los cambios a la ley.
Este es el caso del software de One Core que, entre otros módulos, cuenta con 3 que pueden ayudarte al control del expediente y de los certificados de origen:
Módulo Files: este módulo crea carpetas digitales para cada operación. De forma automática identifica los pedimentos que has operado y crea una carpeta en un lugar seguro.
Este módulo del software de One Core se conecta con el VUCEM por medio de tus sellos digitales y comienza a descargar la información, de esta forma, tú puedes tener diariamente la información de tus operaciones a diferencia del Data Stage que es cada mes.
Te permite hacer reportes no sólo sobre el número de pedimento, sino de todos los campos del pedimento, reportes de impuestos, agente aduanal, aduana, etc. Des esta forma puedes encontrar fácilmente cualquier operación reciente o pasada.
Además, por medio de correo electrónico informa a tus transportistas, proveedores o agente aduanal para que te envíe la información faltante y que sea agregada a tu expediente.
Cuenta con una sección de KPIs donde podrás medir el cumplimiento por patente, por archivo, por operación y asegurarte cada mes que todo está en regla.
Módulo Safe: este módulo audita preventivamente el 100% de los pedimentos; es decir, antes que pagues el pedimento al SAT puedes aplicarlo como filtro para identificar inconsistencias que pueden generar multas. Esto también puede hacerlo sobre operaciones pasadas.
Este módulo utiliza el archivo “juliano”, como se le denomina dentro del gremio, es un HTML que contiene en código la información de las facturas. Estos archivos son los que tendrías que utilizar para hacer el cruce manual por medio de Excel y resulta complicado hacerlo.
El documento “juliano” o archivo “M” es el que utiliza el módulo para auditar la información de tus operaciones, por ejemplo: cuánto importaste, cuánto exportaste, cuántos pagos hiciste, etc.
Detecta irregularidades para evitarte que sigas cometiendo el error, envía alertas, permite generar más de 700 reglas generales y 1,200 personalizadas para la auditoría interna.
Lo que hace es revisar campo por campo si se aplicó bien por ejemplo el Incoterm, si el monto de impuestos está correcto, entre otros, de esta forma puedes saber si has incurrido en falta de pago de impuestos o por el contrario has pagado de más.
Este módulo evita los posibles errores humanos si es que una persona se dedicara mecánicamente a revisarlos y evita errores por desconocimiento de las nuevas reglas pues se actualiza en cuanto hay algún cambio en la ley.
Certificado de origen: este módulo permite evaluar la certificación de origen de las operaciones y crear algún formato recomendado (recordemos que el T-MEC elimina un formato oficial). Por ello, este módulo se asegura que los documentos recibidos contienen los campos y formatos requeridos.
El módulo crea la solicitud de certificación por proveedor para que el proveedor la reciba y apruebe el certificado; finalmente, el certificado se imprime desde nuestro portal.
Lo primero que tienes que hacer es tener una estrategia de reconstrucción del expediente digital de comercio exterior, no comiences a analizar año por año; más bien, identifica aquellas operaciones que sean más riesgosas como en las que aplica una NOM, preferencia arancelaria o las de mayor valor.
Así, en lugar de verificar mil operaciones, centrarás tu atención en las 100 más críticas que probablemente la autoridad notará primero. Asesorarte con un experto como One Core te ayudará a generar una estrategia integral con base en niveles de riesgo.
De tal forma que analizamos el tipo de operaciones que realizas e identificamos el porcentaje de operaciones de riesgo alto, medio y bajo. Después te daremos reportes con el avance en el porcentaje de documentos recuperados e indicaremos claramente aquellos que no han podido recuperarse debido a su naturaleza.
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