Criterios a evaluar en la pre-auditoría de tus activos fijos

Cuando las autoridades realizan una auditoría de activos fijos, se debe comprobar el origen, pago, y legal estancia de estos activos, de lo contrario, puedes sufrir multas e incluso suspensiones de labores. Aunque es una obligación de suma importancia, hemos detectado que es una de las tareas en que las empresas encuentran muchas dificultades.

¿Por qué hacer una pre-auditoría de activos fijos?

La mejor forma de prevenir faltas en la documentación de tu activo fijo es a través de una pre-auditoría. De esta forma, puedes comprobar que tengas todos los requerimientos antes de que tu empresa sea sometida a una auditoría oficial.

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¿Qué criterios se deben revisar en una pre-auditoría de activos fijos?

Existen dos formas para acreditar la legal estancia del activo fijo:

1. Factura nacional.
2. Pedimento de importación.

Estos documentos deben contar con la siguiente información:

• Código de Identificación física de cada activo.
• Código de Equipo y Modelo.
• Descripción amplia del activo.
• Fecha de adquisición.
• Documento contable de adquisición y número de registro contable.
• Área Usuaria a la que pertenece.
• Costo de adquisición.
• Valor neto del activo.

Estos datos deben coincidir con los datos marcados en el activo fijo, de lo contrario, la autoridad asumirá que son dos equipos diferentes.

Es importante señalar que para efectos de comercio exterior, las autoridades siempre cotejan la documentación de todo activo fijo, incluso si son rentados, en comodato, son propiedad del corporativo en el extranjero, o si son equipos depreciados con valor cero en los registros.

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Multas por falta en documentación de activos fijos

De acuerdo al artículo 84 de la Ley Aduanera es una infracción no contar con los documentos que amparen la legal estancia y tenencia de mercancías de importación.

La multa correspondiente va desde los $2,930 pesos, hasta los $4,400 pesos, dependiendo el caso.

Adicional a la infracción, la autoridad puede considerar que dicho activo fijo se encuentra ilegalmente en el país y, por lo tanto, puede confiscarla o determinar un crédito fiscal en contra de la empresa por impuestos omitidos.

También puede representar la suspensión del registro en el Padrón de Importadores, ya que una de las causas de suspensión es no contar con la documentación que ampare las operaciones de comercio exterior.

¿Cómo realizar un control de activos fijos en una pre-auditoría?

Para tener un control de activos fijos es necesario identificarlos mediante algún código y que éste sea vinculado con su pedimento de importación o factura.

Entre más grande tu empresa, es más complicado el mantenimiento de un control adecuado, por lo que esta tarea no se puede dejar en manos de cualquiera. Para ello, lo mejor es un software de comercio exterior que te ayuda a realizar tareas como:

• Registrar el activo nacional.
• Registrar el activo importado.
• Registrar el activo de arrendamiento.
• Ubicar físicamente el equipo.
• Imprimir etiquetas con código de barras.

En el software de comercio exterior de One Core, encontrarás un módulo especial para control de activos fijos, que te ayudará a tener cada uno de los archivos necesarios en orden.

De igual forma, te podemos ayudar a realizar el levantamiento de todos tus activos fijos, cotejar su documentación, para realizar una pre-auditoría con el modulo SAFE. En OneCore te brindamos la tranquilidad de tener todos los requerimientos legales para tus operaciones de comercio exterior.