Control de activos fijos: ¿cómo lograrlo en mi empresa?

¿Sabías que más del 90% de empresas de comercio exterior tienen un problema con la documentación de su activo fijo y no se han dado cuenta? Generalmente estas empresas conocen las consecuencias de su desorganización demasiado tarde: cuando es momento de pagar multas.

Revisar la salida de embarques, generar órdenes de compra, cierres virtuales, clasificaciones, reportes fiscales… te entendemos. Es casi imposible encontrar el tiempo necesario para ordenar los expedientes y archivos del activo fijo con todas las tareas que se realizan día a día en el comercio exterior.

Sin embargo, tener en orden la documentación de tu activo fijo es de suma importancia. De lo contrario, tu empresa puede sufrir sanciones económicas u operativas.  

Ejemplos de sanciones por faltas en la documentación de tu activo fijo

• Por no comprobar el origen o la compra de tu activo fijo la autoridad puede embargar tu mercancía, con lo que tendrás la obligación de parar tu línea de producción. 

• El no presentar el certificado de origen, equivale a una omisión de contribuciones lo que te puede costar desde el 130% hasta el 150% del valor omitido.

• No presentar las facturas de gastos incrementables es tomado como una omisión de contribuciones o registro incorrecto de INCOTERM, por lo que podrías pagar desde $1,800 a $2,580 pesos.

Algunas de estas multas podrían parecer cantidades no muy altas, pero al ver los reportes financieros anuales, te darás cuenta de que son una fuga de dinero significativa, que a largo o mediano plazo te podrían costar clientes o incluso el quiebre de tu empresa. 

¿Cómo tener control sobre los archivos de tu activos fijos?

Para tener un adecuado control de activos fijos y evitar cualquier clase de sanción, lo primero que debes conocer es la documentación que el SAT puede solicitar en una auditoría de comercio exterior.

Los requerimientos varían dependiendo del tipo de activo fijo que tengas.

A su vez, algunos de estos documentos deben contener ciertos campos o información específica. Conócela a detalle en este enlace.

Define el área encargada de archivar los documentos de activos fijos

El segundo punto para lograr un control de activos fijos es definir las personas o el área que se hará cargo de esta actividad. La mayoría encuentran muchas dificultades para definirlo, principalmente porque no hay un solo departamento en el que recaiga esta tarea, pues, como en todas las operaciones de comercio exterior, hay varios involucrados. Los principales son:

• Contabilidad.
• Finanzas.
• Compras.
• Ventas.

Cualquiera de estás áreas puede realizar el expediente digital y físico del activo fijo, pero lo fundamental es que cuentan con herramientas que hagan más fácil y rápido esta tarea.  

Software de comercio exterior para control de activos fijos

Ante este panorama, One Core cuenta con un módulo específico para revisar, corroborar, almacenar y ordenar todos los documentos de activo fijo que una empresa tenga.

A través de simulación de auditorías de comercio exterior, la plataforma indica qué documentos hacen falta, con lo que puedes corroborar todos los archivos del activo fijo que necesitas.

Asimismo, One Core va un paso más allá. Mediante visitas a tus instalaciones se realiza un levantamiento de todo el activo fijo de la empresa, y se asesora al personal para asegurar el control total de la documentación.

Conoce la plataforma y olvídate de las dificultades que significa tener en orden tu expediente de comercio exterior digital y el control de activos fijos.